为及时、顺利地组织货源，联合国系统有采购业务的各机构一般都建立一供应商名册(Vendor Roster)，只有经注册的供应商才有资格受邀参与该机构的采购活动。
（一）在UNPD的注册手续
向联合国采购司注册登记的手续很简单。有兴趣的供应商可以从采购司的网址(www.un.org/depts/ptd)下载注册表(Vendor Registration Forms)，或通过向采购司的电子信箱(register@un.org)发送电子邮件索取注册表，也可直接发传真（1－212－963 3503）。当然，并非所有申请注册的供应商都可自动列入采购司供应商数据库，须经过审核，合格者才能被列入供应商名册。
申请者应将填妥的注册表、公司概况、产品目录或说明及财务报告寄给联合国采购司，其通讯地址为：
UNITED NATIONS
Procurement Division
Supplier Registration
Supplier Roster Officer
304 East 45th Street, Room FF-245
New York, NY10017
采购司在收到申请登记表后，将立即加以评审，并将评审结果通知所有申请者。审核的标准包括：供应商提供的货物和服务是否符合联合国的需要、供应商的国际商业经验和能力及其财政稳定性。
需特别指出的是，采购司遵循尽量与供应商直接联系的原则，因此要求供应商直接在采购司注册。在联合国一般供应商数据库（UNCSD）或其他联合国机构的注册并不能保证自动与采购司注册挂钩。采购司在对每项货物或服务的竞争招标时，将努力使所有已注册的供应商有竞标机会。如果供应商连续两次未对竞标邀请作出反应，将在供应商名册上予以除名。
（二）在IAPSO的注册
为了便于联合国系统内各机构采购信息的交流，机构间采购服务办公室已建立了一个联合国一般供应数据库(UNCSD－United Nations Common Supply Database), 并在挪威设立一秘书处进行管理。
以下13个联合国组织和机构同意发展和支持这一数据库：
IAEA－国际原子能机构
ILO－国际劳工组织
ITC－国际贸易中心
UNDP－联合国开发计划署
UN/FALD－联合国驻地管理和后勤服务处
UNFPA－联合国人口基金
UNHCR－联合国难民事务专员署
UNICEF－联合国儿童基金
UNOPS－联合国项目事务厅
UN/PD－联合国采购司
UNRWA－联合国难民救济及工程局
WFP－世界粮食计划署
WIPO－世界知识产权组织
如果想成为联合国系统的潜在供应商，可与UNCSD秘书处直接联系索取供应商注册表(Common Supplier Registration Form)，其通讯地址为：
UNCSD Secretariat
UNDP/IAPSO Sub-Office
Ovre Slottsgate 2b
N-0157 Oslo, Norway
Tel: (+47) 2224 6292
Fax: (+47) 2224 6281
E-mail: registry@uncsd.org
Internet: http://www.uncsd.org
作为在UNCSD上注册的前提，供应商必须同意联合国采购的一般条款和条件。供应商在注册付款表格上的签署表明对条款和条件的接受。注册的费用分两种：期限一年的注册费为100美元；期限三年的注册费为200美元。
供应商必须使用联合国一般代码系统(United Nations Common Coding System，UNCCS Codes)对产品或服务进行描述。不同货物和服务有不同的代码，要保证代码的准确性。联合国系统组织通过使用UNCCS代码（有关详情请上网查询，网址为http://www.un.org/depts/ptd）来确认所需货物和服务的可能供应商。
请注意：在UNCSD的注册，不能保证供应商将自动得到联合国系统组织或机构的竞标邀请或供货合同。UNCSD只是作为一些联合国系统组织和机构寻找潜在供应商的一种工具，这些组织和机构还可通过其他途径寻找供应商，各联合国组织和机构的登记有其自己的标准和要求。所有供应商应该象在其他市场领域一样，继续努力将它们的产品和服务向联合国系统组织进行市场营销。
（三）在UNOG的注册
联合国日内瓦办事处设有采购和运输部（PTS）专门负责采购事宜。有兴趣的供应商可与PTS的负责人联系，索要一份“公司简介表”(Company Profile Form)，填妥后附上公司信函寄至办事处。PTS审核后，合格的供应商将被列入UNOG的供应商名册(Vendor Roster)，在对某一标的进行招标邀请时，在册的供应商将被给予同等的考虑。
联合国日内瓦办事处PTS的通讯地址为：
Chief, Purchase and Transportation Section,
United Nations Office at Geneva
1211 Geneva 10, Switzerland
Tel: (41-22) 917 2840
Fax: (41-22) 917 0013
E-mail: procurement@unog.ch
总之，不论在UNPD、UNCSD或UNOG注册，都不能代替在各联合国组织或专门机构的注册，供应商应将各联合国组织和专门机构作为单独的客户来对待，一旦取得供应商资格，应对所有竞标邀请作出积极反应，并努力寻找联合国项目和联合国专门机构在供应商周边地区办事处的采购机会。
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